Een schone inbox: 5 stappen voor het opruimen van Gmail
In een tijdperk waarin we dagelijks overspoeld worden met e-mails, kan een overvolle inbox overweldigend zijn. Het zoeken naar een mailtje kan zo een dagtaak worden en écht belangrijke berichten, kunt u door de stroom van informatie gemakkelijk over het hoofd zien. Speciaal voor u maakten we daarom een stappenplan voor het opruimen van Gmail. Volg het en houdt uw Gmail postvak overzichtelijk en opgeruimd.
1. E-mails categoriseren
Als alle e-mail op één hoop beland, verliest u natuurlijk het overzicht. Het is daarom handig om e-mail in verschillende mappen te bewaren. In Gmail worden mappen ‘Labels’ genoemd. Gmail biedt automatisch gegenereerde labels zoals Primair (voor belangrijke en persoonlijke berichten), Sociaal (meldingen van sociale netwerken) en Reclame, maar u kunt ook uw eigen labels maken.
Zo maakt u een nieuw label in Gmail
- Klik op de streepjes in de zoekbalk.
- Stel uw criteria in (bijvoorbeeld e-mails van info@uwcomputerstudent.nl)
- Klik op “Filter maken” en kies een actie (bijvoorbeeld automatisch labelen of archiveren)
2. E-mail in map zetten
- Open een e-mail die u wil categoriseren.
- Klik op het label-icoon.
- Plaats een vinkje bij het label waaronder u de e-mail wilt hebben.
- Klik op Toepassen.
Meerdere e-mails tegelijk hetzelfde label geven kan ook. Vink de desbetreffende e-mails aan, klik op het label-icoon en volg bovenstaande stappen.
3. Verwijderen van onnodige e-mails
Het opruimen van Gmail kan natuurlijk niet zonder oude onnodige e-mails te verwijderen. Zo houdt u uw inbox overzichtelijk en maakt u ruimte vrij. Klik op de streepjes in de zoekbalk om specifieke e-mails te vinden en te verwijderen.
- Zoek op trefwoorden zoals “unsubscribe” om nieuwsbrieven en promoties te vinden.
- Verwijder e-mails ouder dan een bepaalde datum (bijvoorbeeld ouder dan een jaar).
- Zoeken op e-mails met (grote) bijlages kan ook. Doe dit als u ruimte vrij wil maken.
4. De Snooze functie gebruiken
De snooze functie is handig om e-mails tijdelijk te verbergen en ze later opnieuw te bekijken. Dit is ideaal voor berichten die u niet meteen kunt behandelen, maar ook niet wilt vergeten.
- Selecteer een e-mail en klik op het klok-icoontje.
- Kies een tijd en datum om de e-mail opnieuw te laten verschijnen in uw inbox.
5. Archiveren van belangrijke maar niet urgente e-mails
Archiveren is een geweldige manier om belangrijke e-mails te bewaren zonder dat ze uw inbox rommelig maken. Gearchiveerde e-mails blijven toegankelijk via de zoekfunctie en de “Alle berichten” map.
- Selecteer de e-mails die u wilt archiveren.
- Klik op het archief-icoon (een doos met een pijl naar beneden).
Hulp nodig bij het opruimen van Gmail?
Vind u het opruimen van Gmail lastig uit te voeren aan de hand van een stappenplan? Misschien is computerles dan iets voor u. Een slimme computerstudent neemt alle tijd om het u voor te doen en uit te leggen. Zo kunt u het de volgende keer zelf!